» Företagskultur » ABC för effektivare möten
ABC för effektivare möten
A – Förberedelserna innan mötet:
- Kallelse inkl agenda och underlag (rapportunderlag, diskussionsunderlag, beslutsunderlag etc) sänds ut i god tid före mötet – gärna minst en vecka i förväg.
- Samtliga föredragande förbereder sina presentationer ordentligt
- Samtliga deltagare går igenom utsänt material och funderar igenom eventuella frågeställningar och/eller alternativa lösningar
B – Mötesstruktur och enkla mötesregler:
- Agendan fastställs med eventuella tillägg och avsteg
- Eventuella kommentarer på föregående mötesprotokoll/noteringar tas upp och noteras
- Agendan körs igenom enligt fastställda mötesregler, se nedan.
- Summering av mötet i ”viktigaste punkterna”
- Mötesutvärdering – hur gick mötet d v s vad var bra och vad kan bli bättre till nästa möte?
- Inför nästa möte, t ex agendaönskemål, tid och plats mm
- Mötet avslutas
C – Efterarbetet:
- Eventuellt material och protokoll/noteringar görs klart och sänds ut snarast möjligt, gärna dagen efter.
- Information från mötet presenteras för aktuella informationsmottagare (övriga chefer, medarbetare, fackliga representanter)
- Beslutade aktiviteter genomförs enligt fastställda tidplander
- Eventuella agendaönskemål inför nästa möte kommuniceras i god tid
Självklara mötesregler:
- Tidsdisciplin – d v s tider är till för att hållas
- Mental närvaro under hela mötet
- Aktivt deltagande
- Agendadisciplin d v s rätt fråga vid rätt tillfälle
- Högt i tak, men aldrig personangrepp
- Mobiltelefon, sms och mejl endast under raster
Glöm inte heller:
- Ordförandeskapet d v s någon som håller i ”taktpinnen” och leder mötet
- Protokoll/minnesnoteringar från mötet
- Ordentligt med paus och raster, gärna max 45 minuters sittning utan rast
- Fria ”diskussionszoner” där frågor utanför agendan kan läggas in
Vill du veta mer?
Kontakta Team Communication för hjälp med Ledningsgruppsarbetet.